新一代办公室更像 家

Kokuyo社长黑田英邦认为:每个人都是独特的个体,工作方式越多变,创意空间就越大。(照片由Kokuyo提供)
Diverary设有隐秘的隔间,让职员专注工作。(照片由Kokuyo提供)
Kokuyo办公室内的咖啡柜台,为职员提供“偶遇”的时间和空间。(照片由Kokuyo提供)

要满足职员的需求,特别是年轻职员,办公室文化和设计都必须改变。新一代办公室应该长什么模样,才能促进职员的身心健康和表现?日本文具和办公家具名牌Kokuyo的社长和设计师,在东京接受联合早报访问,分享他们对新一代办公室的向往,并说明如何设计“开放办公室”,为职员营造最适合办公的环境。

yingzhen@sph.com.sg

照片由Kokuyo提供

科技不断进步,办公方式随之改变,职场新鲜人对办公室的要求和期待也和以往不同。

日本文具和办公家具名牌Kokuyo 11月上旬在东京举办年度“办公风格展”(Workstyle Fair),从不接受日媒访问的社长黑田英邦,破例接受新加坡媒体访问时说:“在日本及世界各地,ABW(Activity-Based Workplace)已成为一股热潮。过去的办公室就像机械化工厂,但现代办公室和住家的界限越来越模糊,职员能选择自己办公的地方及方式。”

他说的ABW,意即不一定只能在办公室办公;职员能够自由选择工作场所,工作效率和创意都会因此而提高。

当然,这是一种理想,目前或许还未能实现。黑田社长清楚知道,传统办公室和工作方式不可能在一朝一夕变得更自由。

他说:“大企业必须改变,但大企业往往比较保守。小公司可以变得更快,却往往资源不足。这个改变相当困难,但有朝一日必定会完成。年轻一代需要这样的改变,他们希望以自己喜欢的方式工作。”

黑田社长认为,要创立符合新一代精神的办公室,就必须摒除界限和阶级观念。因此除了办公室设计,也必须重新思考人事部门和职员的关系。人事部不应该只是追求职员能够为公司付出多少,也必须考虑公司能为职员做些什么。

他说:“人事部门和职员应该是伙伴关系,这样比较公平。职员得到更多机会,公司才能有所成长。”

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理想的开放办公室,应该让职员以各自最舒服的方式工作。(照片由Kokuyo提供)

开放办公室不只是潮流

近年,全球兴起更像家居的开放式办公室,起初大家几乎一面倒认为这能够改善工作环境并促进沟通,但反对的声音渐渐出现。有人批评开放式办公室只会让职员觉得缺乏安全感,许多人也发现办公室改成开放式后,容易被杂音干扰,无法专心工作。

黑田社长认为,开放式办公室必须提供能够灵活使用的空间,让职员按照需求改变办公方式。他以今年办公风格展的主题Be Unique(做独特的自己)说明:每个人都是独特个体,工作方式越多变,创意空间就越大。

问题是,有些办公室一味追求“开放”,却忽略职员也需要其他形式的工作空间。

黑田社长说:“开放办公室是一个相当大的改变,我们知道过于开放会造成问题,所以要跟着应变,采取新解决方法。例如办公室内可设立类似‘电话亭’的特别空间,职员需要隐私空间时,就可以使用这些电话亭,如果是两个人的会议,也可以在电话亭进行。”

黑田社长和Kokuyo生产创新中心主任木下洋二郎都认为,开放式办公室不会只是一时流行,今后的办公室会采取开放设计,这类办公室会越来越普遍。

木下洋二郎说:“过去,大家使用的是大荧屏和电脑,现在的器材更轻便也便于携带,可以迅速移动,能到任何地方工作。开放式办公室有益沟通,但办公室必须包含其他不一样的空间,例如除了正式会议的空间,也要创造‘意外偶遇’的空间。”

潜读馆让员工偶遇

Diverary(潜读馆),意即“dive”(潜水)和“library”(图书馆)的结合,这是Kokuyo其中一个创造“意外偶遇”的空间。

Diverary开放给所有部门的员工,所以容易遇上自己部门以外的同事。走进去,感觉自己与世隔绝,眼前有摆满各类书籍的书架,可以随意阅读,也能和其他人分享心得。这里还有许多隐秘的小隔间,员工可透过互动式荧屏查看哪些隔间可供使用。

最特别的是,这里还有一间“暗房”。脱下鞋子走进去,空气中隐约有香氛,呼吸不自觉地放慢。要坐着或躺下都行,最重要是让自己放松身心,要小睡片刻也可以。

木下洋二郎说:“要想出好的点子,就必须和许多不一样的人沟通,这是开放式办公室的强处。但要让点子成为现实,我们必须深入思考,所以才会有Diverary这样一个地方。”

让职员享受咖啡时光

Diverary设于Kokuyo在品川(Shinagawa)火车站附近的公司大楼;不到五分钟的步行距离之外,就是Kokuyo设于另一栋大厦Shinagawa Season Terrace的办公空间。这里实现了Kokuyo对于开放式办公室的许多想望,可说是开放式办公室的一个典范。

在这里,职员没有固定座位。每天早上踏进办公室,首先到自己的储物柜放下包包,并领取公司分发给职员的专用包。笔记电脑和其他所需材料都放在专用包,便于携带,职员可随心所欲到任何一个座位工作。此外,公司也给职员分发手机,所以办公桌都不设电话,文具和档案都放在共用柜台,需要时可自取。

为了让职员制造“偶遇”和交流的机会,Kokuyo设了咖啡柜台,免费供应知名咖啡店的咖啡豆。想喝咖啡,就把豆子放进机器,磨豆和冲泡时间大约10分钟。看似“缺乏效率”的做法,其实是有意识的安排。原来公司希望员工在泡咖啡时,有机会和其他同事聊天。

对传统管理层来说,职员在办公时间喝咖啡聊天,或许是不可思议的事。但对新一代管理层和员工来说,却是开放式办公室的必要空间。

Kokuyo办公家具设计师横田早纪指出,办公室装潢设计已经改变,办公的地方越来越有住家的味道,新一代职员希望在办公室享有家居般的温暖。

她说:“人们希望可以放松身心,享受工作,也希望能与同事建立良好关系。”

看似浪费时间的做法,其实有益员工身心健康。等着咖啡泡好的时间里,不但能促进感情,还能一起想到新点子,或找到解决工作难题的方法也说不定。

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