下周三是行政专员日，新加坡专业行政管理协会顾问沈秀玉接受《联合早报》的访问，谈到秘书所需具备的五大条件。
黄靖晶／报道
下周三是行政专员日（Administrative Professionals Day），若你有兴趣从事秘书的工作，需要具备哪些条件？
行政专员日原名为“秘书节”，是在1952年由国际专业秘书协会，即现时的国际行政专业人员协会所订立，安排在每年4月最后一个完整星期中的星期三。1955年，秘书周被定在每年4月份最后一个完整的星期。该节日的目的，是为肯定秘书行业在职场上的贡献，并鼓励大家投入此专业生涯发展。多年后，许多国家都有庆祝这个节日。2000年，美国人认为秘书周涵盖的范围太窄，便将“秘书周”改为“行政专员周”。
一般人对秘书工作的印象，或许只是整理资料文件，打字、打电话等简单的行政事项。其实，现在秘书的角色随着时代转变，工作范围越来越广，除了行政工作，还要负责公司的不同项目，促进职员之间的团队精神，甚至是人事部的事项。新加坡专业行政管理协会（The Singapore Association of Administrative Professionals）顾问沈秀玉接受《联合早报》的访问，谈到现代秘书所需具备的条件。
1.科技知识
秘书的任务是协助上司，须要很有系统地整理并归类好众多的资料，因此须要掌握基本的科技与软件知识。
2.组织能力
一般办公室要处理许多繁琐的文件与公文。如果秘书具有很好的组织能力，对待细节够细心又井井有条，那将是一大优势。这能够让上司对秘书有信心。
3.专业形象
秘书的形象，往往等同上司的形象，有很多时候，外界在跟上司联系前，第一个接触到的是秘书。比如，秘书会替上司先接听电话再转线，或是首先跟面试者接触的人。当秘书具备良好的专业形象，那对其上司而言也是个好的反映。
4.主动性和魄力
身为秘书，不单要了解自己的上司，还要清楚知道上司所承受的工作压力，从而，秘书应该主动给予适当的协助，例如帮忙处理较紧急的项目，减轻上司的负担。
5.友善的沟通技巧
秘书在沟通方面，要交代得清楚，同时呈现友善且专业的沟通技巧。像是能够聆听事情的来龙去脉，然后向上司建议解决的方法，而不是停留在烦恼问题。
秘书工作的挑战
沈秀玉谈到秘书工作的满足感时说，那是一份被信任的工作，因为秘书时常要处理敏感资料，很多工作的内容牵涉到公司的机密事项。身为专业的秘书，工作上时常会跟各个部门、各行各业的人士合作，从中会感受到他人对自己的尊重。面对不同的人事物，也是秘书工作有趣的地方。
至于秘书面对的挑战，她指出，秘书须要具有正确的道德与价值观，碰到状况才能做出对的判断。此外，由于秘书需要跟不同的上司和同事合作，有时难免要懂得应付不同上司的个性和脾气。当然，秘书也要有同时处理多项任务的能力，准备随时帮助上司解决各种问题。
“行政专员周”活动
新加坡专业行政管理协会为庆祝成立45周年，以及本月24日至30日的行政专员周，主办了一系列活动，向秘书致敬。
例如，4月27日早上9时至下午4时30分在希尔顿酒店（Hilton Singapore）主办有关职场礼仪与生活技巧的座谈会“Etiquette Essentials & Life Skills for Success @ Work”，以及同日晚上7时30分至10时30分的“行政专员”晚宴（APD Dinner - SAAP @45）。有关活动的详情，可以上网：www.saap.org.sg。
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