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会馆财管得好理不乱

新加坡茶阳(大埔)会馆为确保账目清楚,采取多层监督,明确责任分担。左起为财政郭宣强、会长何祥兴、总务蓝平昌。(邝启聪摄)

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宗乡总会财政吴绍均指出,财务管理需要严谨的框架,审批支票、签署付款和采购等内部程序都须要检讨,降低出错概率。

会馆财务管理关系到祖辈们为建立会馆而积累的资产是否得到善用,许多大型会馆因此不断加强规范化管理措施,一些中小型会馆则仍然面对人手和资源困境,需要吸取其他会馆的经验,找到更好的方式保管祖辈资产。

本地某会馆职员最近因失信挪用公款被控,会馆如何加强这方面的监管因此引起关注。宗乡会馆联合总会会长陈奕福指出,会馆的财物管理需要规范化,如今有不少会馆纷纷引进专业人士,他们拥有企业管理经验或会计背景,能更好地协助会馆建立财务上的行政系统。

宗乡总会财政吴绍均认为,大型会馆资金较多,需要专业化管理,这就需要会馆加强自身理事会的多元化,吸引更多专业人才,确保会务能有系统地传承下去。一些中小型会馆的确面临人手和资源上的挑战,会长和秘书长在审批支出时要更谨慎,他们也须要有足够经验和判断力。若会馆缺乏这方面人才,可以找外界专业人士提供建议,各个会馆间也可以探讨分享管理资源。

吴绍均指出,财务管理需要严谨的框架,审批支票、签署付款和采购等方方面面的内部程序都须要检讨,降低出错概率。

新加坡福建会馆告诉本报,其财政组一向由拥有相关会计经验、投资理财知识的专业人士担任正副主任。财务每年都经外部审计公司审计,并将审计报告提呈会员大会供所有会员审视。

福建会馆对遵守财务和治理合规(compliance)守则有很高的要求,财务管理模式也与时俱进根据最佳作业模式时时更新。秘书处职员在执行理事会所批示的预算项目时,必须遵循采购申请程序,数额较高的采购项目也需要至少三家供应商提供报价,并经由理事签名批准才能采购。财政在收到账单后会核对交货单、采购单等文件,并在确认后才准备付款单付款。凡涉及现金的收付款程序,都有闭路电视监管,并一定会开发正式收据。如果有必要动用到大笔的会馆资金,或是任何不在预算内的金额,都必须提呈到理事会讨论及批示。

新加坡茶阳(大埔)会馆财务处负责人也都有会计背景或是合格会计师。会长何祥兴指出,为确保账目清楚,会馆采取多层监督,责任分担明确,避免出现差错。“首先是各小组开销必须先提出预算让董事部批准。其次是付账时需要有发票、价码、收货单据,并由相关负责人签名及批准,方可付款。若超出规定款额,则需要有三个报价。”

此外,会馆董事部委任了两名内部审计,每年也委任外部会计公司查账审计,以确保会馆账目清楚准确。会馆总务蓝平昌说,茶阳(大埔)会馆十分重视问责、透明的做事风格。“这是大原则,在会馆运作上绝对不允许妥协,一步也不能退。”

永定会馆秘书长胡长安认为,虽然一些会馆有人手局限,但也应尽量做到职责分工明确,避免公私不分情况。永定会馆除例常开支外,举办活动时的小额开支也须要先向会长或秘书长汇报,开会时必须做好会议和账目记录。过去会馆采用手写支票,如今已改成使用支票机,避免数目错误或被窜改。他也指出,即便有专业人士协助,会馆领导层也必须重视账目管理。行政系统可以建立起来,但在执行上,人的因素就变得很重要。“只有当会长、秘书长、总务和财政都以严谨的态度来管理账目,出现问题时才能及时发现。”

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