现代秘书必备五项武器

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下周三是行政专员日,新加坡专业行政管理协会顾问沈秀玉接受《联合早报》的访问,谈到秘书所需具备的五大条件。

黄靖晶/报道

下周三是行政专员日(Administrative Professionals Day),若你有兴趣从事秘书的工作,需要具备哪些条件?

行政专员日原名为“秘书节”,是在1952年由国际专业秘书协会,即现时的国际行政专业人员协会所订立,安排在每年4月最后一个完整星期中的星期三。1955年,秘书周被定在每年4月份最后一个完整的星期。该节日的目的,是为肯定秘书行业在职场上的贡献,并鼓励大家投入此专业生涯发展。多年后,许多国家都有庆祝这个节日。2000年,美国人认为秘书周涵盖的范围太窄,便将“秘书周”改为“行政专员周”。

一般人对秘书工作的印象,或许只是整理资料文件,打字、打电话等简单的行政事项。其实,现在秘书的角色随着时代转变,工作范围越来越广,除了行政工作,还要负责公司的不同项目,促进职员之间的团队精神,甚至是人事部的事项。新加坡专业行政管理协会(The Singapore Association of Administrative Professionals)顾问沈秀玉接受《联合早报》的访问,谈到现代秘书所需具备的条件。

1.科技知识

秘书的任务是协助上司,须要很有系统地整理并归类好众多的资料,因此须要掌握基本的科技与软件知识。

2.组织能力

一般办公室要处理许多繁琐的文件与公文。如果秘书具有很好的组织能力,对待细节够细心又井井有条,那将是一大优势。这能够让上司对秘书有信心。

3.专业形象

秘书的形象,往往等同上司的形象,有很多时候,外界在跟上司联系前,第一个接触到的是秘书。比如,秘书会替上司先接听电话再转线,或是首先跟面试者接触的人。当秘书具备良好的专业形象,那对其上司而言也是个好的反映。

4.主动性和魄力

身为秘书,不单要了解自己的上司,还要清楚知道上司所承受的工作压力,从而,秘书应该主动给予适当的协助,例如帮忙处理较紧急的项目,减轻上司的负担。

5.友善的沟通技巧

秘书在沟通方面,要交代得清楚,同时呈现友善且专业的沟通技巧。像是能够聆听事情的来龙去脉,然后向上司建议解决的方法,而不是停留在烦恼问题。

秘书工作的挑战

沈秀玉谈到秘书工作的满足感时说,那是一份被信任的工作,因为秘书时常要处理敏感资料,很多工作的内容牵涉到公司的机密事项。身为专业的秘书,工作上时常会跟各个部门、各行各业的人士合作,从中会感受到他人对自己的尊重。面对不同的人事物,也是秘书工作有趣的地方。

至于秘书面对的挑战,她指出,秘书须要具有正确的道德与价值观,碰到状况才能做出对的判断。此外,由于秘书需要跟不同的上司和同事合作,有时难免要懂得应付不同上司的个性和脾气。当然,秘书也要有同时处理多项任务的能力,准备随时帮助上司解决各种问题。

“行政专员周”活动

新加坡专业行政管理协会为庆祝成立45周年,以及本月24日至30日的行政专员周,主办了一系列活动,向秘书致敬。

例如,4月27日早上9时至下午4时30分在希尔顿酒店(Hilton Singapore)主办有关职场礼仪与生活技巧的座谈会“Etiquette Essentials & Life Skills for Success @ Work”,以及同日晚上7时30分至10时30分的“行政专员”晚宴(APD Dinner - SAAP @45)。有关活动的详情,可以上网:www.saap.org.sg。

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