政府部门5年来最常见的疏漏

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总审计署上周公布了审计总长为2016财政年准备的审计报告。报告指出了被审计的各政府部门与机构所涉及的管理与财务管理疏漏。

总审计署每个财政年会针对不同的政府部门、法定机构、国营公司等进行审计。由于当中的机构繁多,总审计署会进行抽样审计。各部门所涉及的大笔金钱交易、交易中的疏漏是否严重影响社会大众、以及各机构管理上的作业流程,都是总审计署会注意的事项。

各部门与机构过去五年最常犯的疏漏有哪些?翻查2012年至2016年的审计总长报告,最常被发现的疏漏有……

1.未遵守工程招标程序

公共部门常用招标方式,将各项工程发给不同的承包商。各部门与机构在工程招标程序上出现疏漏,是过去五年最常见的问题。这些疏漏包括疑似偏袒特定承包商或是未经过招标程序,便将工程发包给某承包商。

2012年的审计总长报告指出,总理公署国家人口及人才署(National Population and Talent Division,简称NPTD)在同一年为一场价值约481万元的活动展开了管理工程的招标。在两家竞标的业者中,其中一家在竞标活动结束后,更改原先的竞标价格。这不符合工程招标程序的规定,NPTD回应表明,会遵守相关程序。

保持招标过程透明,能保持业者竞标的公平性。承包活动与采购过程,除了得依照规定的流程外,也需经过拥有核准权的相关单位审核、批准。

在2015年,共有35个人民协会民众俱乐部管理委员会(Community Club Management Committee,简称CCMC)在未经相关单位的批准下,签下了53份总值1778万元的租赁合同。这35个CCMC中,有10个被披露未举行公开招标活动,直接颁发13份总值367万元的租约。

这起事件在国会上引起热议,当时的人协副主席林瑞生回应,出现疏漏的基层组织确实违反人协的财务程序,人协已承认这方面的疏失,采取改进措施。

2.承包商缺乏监管

工程发包给承包商后,理应持续监管承包商是否履行合约,但有些部门就被发现监管不力。

停车场业者在管理停车场时出现疏漏,导致多起停车费被“偷吃”的情况。(何家俊摄)

五年里就有两次都涉及停车场承包商。在2016年的报告中,建屋局被发现将停车场的管理外包出去后没有监督承包商,结果多次出现驾车人士“偷吃”,没有付停车费的情况。

在2013年报告中,建屋局与市区重建局双双被审计总长点出,指管理停车场的承包商在执行检查工作上出现疏忽。在两起疏漏事件中,业者都没有履行该完成的停车场巡逻与检查工作。

另外,2015年的报告则指出,工艺教育学院(ITE)为两项完全未启动的工程,支付了243万元。总审计署发现,ITE以阶段性付费的方式,将建筑费用支付给承包商。ITE为工程栏目表标注为“100%完成”的两项工程支付了费用,但实际上,这两项工程根本尚未动工。

3.采购过程管理疏漏

采购货物时若买贵了,会被视为是浪费公款。(示意图)

在采购方面,公共部门除了自行招标采购不同的服务和物品外,时常也授权承包商进行采购。若不在采购程序中监察采购货物的市价,最后买贵了,也会被视为是浪费公款。

2013年,总理公署NPTD,就在未查清多项商品及服务市价的情况下,批准业者以151万元采购,被总审计署披露没有确保货物价格合理。NPTD回复时说,委任的业者与海外的合作伙伴需确保货物准时送达,若是逐条审查采购项目,将非常耗时,且不切实际。

人力部也在2016年的报告中被指出,花了43万2407元采购的新系统无法与现有系统结合,采购后搁置了一年半毫无用处,浪费资金。人力部回应总审计署,会探讨系统的其他用处。

4.奖学金与津贴监督不足

两所大学被发现没有妥善确保奖学金得主履行合约。

总审计署在这五年里也发现,政府在发放奖学金和研究津贴等时,因缺乏监督而可能导致严重疏漏。

教育部在2016年的报告中,被指没有妥善监督确保新加坡国立大学与南洋理工大学外国奖学金得主履行合约期。总审计署针对30起奖学金个案进行抽样调查时,发现尽管有近一半(14个)的奖学金得主没有履行合约,但大学却没有寄出提醒信函或采取任何行动。

在2014/2015财政年,当局总共发出了3652万元的奖学金。这方面的监管疏漏将无法确保这些奖学金能物尽其用。

教育部回应时指出,以上的疏漏大多发生在好几年前,而当局过去几年已同大学加强及改进监查流程,确保奖学金得主履行合约。

另外,审计总长也在2015年的报告中发现,隶属总理公署的国立研究基金会(National Research Foundation,简称NRF)没有定期检讨所资助研究项目的进度,也没有对未达标的项目采取后续行动,“因而可能浪费公款”。

总审计署针对其中一项计划下的60项研究目进行抽样调查,发现当中36项研究没有达到关键键绩效指标,NRF却没有跟进。NRF从2007年至2013年,在三个计划下发放了3亿零120万元资助多个研究项目。

NRF在2014年8月通知总审计署,它将确保相关机构遵守资助条例,并同这些机构跟进讨论研究项目的进度,同时做好记录工作。

每年的审计总长报告中,各部门在回应审计结果时,常提到会加强管制、让相关人员接受妥当的培训课程,以便能更严谨把关。

不过,前任审计总长林树平在2012年的报告中就提到:“许多疏失的发生并不是因为对采购程序缺乏知识,而是因为想要尽快通过行政程序,或者对某个供应商有偏好,而疏忽了在财务上该有的谨慎。因此,采购的培训课程也须要加入公共服务官员应有的价值观,以更好地管理公款。”

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