从困难重重到生活回归正轨
夫妻档麦克·乐勤和萧丽玉2018年创立线上品牌乐勤珠宝（LeCaine Gems），专门定制实验室培育的钻石戒指，随着需求增加，2020年在美年径（Millenia Walk）开设实体店。
虽然收入倍增，但行政工作和库存整合变得异常艰巨，萧丽玉回忆起实体店开业的首半年道：“就连开发票都是‘困难重重’，我们80%的销售来自定制首饰订单，系统却跟不上我们客制化的需求。”除了客服，她还得处理营销和行政事务，“等我下班回家，孩子都睡着了”，错过宝贵的亲子时光。
不过，自从去年采用具备人工智能（AI）功能的新智能系统后，他们的生活总算归回正常，萧丽玉笑说：“每个周末终于能陪伴孩子们，还有时间为他们下厨，也不用担心员工一直来电求助！”
有AI助力 事半功倍
令夫妻档最满意的是，新的零售点系统有AI功能，起到两大重要作用：不仅精确掌握客户和业绩数据，也可预测未来市场趋势和制定销售目标；它还能及时提醒补货，让这些繁琐的工作精准度大为提升。
他们能为员工设定更现实的销售绩效指标，多亏了AI助公司详细分析过去的交易记录、季节性变化和每月的畅销产品，预测市场趋势和销售目标。麦克指出：“以前，指标的准确率只有50%，有了AI相助，现在已提升至80%。而且只需几分钟就能搞定，以前还需花上几天的时间。”
“员工能够更实际地达到业绩目标，对自己的工作能力也更有信心。这不仅让他们感到满意，作为雇主的我们也更高兴。”萧丽玉补充道，这提高员工职场满意度，也减少了员工流失的风险——没想到AI间接解决了零售业中的另一大挑战：人力资源短缺问题。
系统升级 公司上下“怨声”变赞扬
新的零售点系统不仅可以同步记录销量和库存，还能无缝接收在线订单，并将销售数据同步到会计软件中，取代了多个人工流程，行政效率大幅提升。
麦克表示满意：“如今销量记录和库存盘点的误差大为减少。过去我只依赖Excel，而现在靠系统提供更准确的销量预测，补货准确率提升了50%至60%，减少了库存过剩造成的浪费，节省了20%的成本。”麦克回忆起过去每周都得人工盘点库存，其中包括未镶崁的钻石或戒指等小物件，他和员工都叫苦连天。“耗神耗时，也较多人为失误！”
谈到现在盘点库存所需时间，员工张丽霞分享道：“节省了近70%时间！”张丽霞入职时是实习生，与公司一同成长，如今已升任设计师。最初，她也曾对人工智能功能的准确性表示担心，不过AI的分析给予更精确的预测，让她赞不绝口。
让公司10名员工最满意的是，他们再也无需担心因发票问题而影响公司形象，也有更多时间学习更多珠宝、服务相关的知识。”萧丽玉说：“发票相关失误减少了90%，我们因此能投入更多时间为客户提供更加细致的服务。”
经历数码化摸索期 夫妻：能“早知道”就好了
乐勤珠宝还使用了客户关系管理和数码营销等数码化系统，来增强客户参与度和销售，萧丽玉大赞这些高效系统也更省时省力。
在顺境前，公司经历了一段数码化“摸索期”，当时选用一个眼高手低的零售点系统供应商。这不仅无法解决原有的问题，反而带来更多行政障碍，如发票与系统数据出现大误差、无法及时向客户发送发票，操作系统状况连连却求助无门，提取数据也困难重重且错误百出。
回想那段“员工老公都怨声载道”的时期，负责公司数码化的萧丽玉心有余悸。夫妻俩异口同声说，如果能早点得知资讯通信媒体发展局（IMDA，简称资媒局）的“首席科技官数码咨询服务”（Chief Technology Officer-as-a-Service，简称首席科技官服务），就能及早接触到人工智能和其他零售业解决方案，还可获免费的数码专家咨询服务，不需绕个大弯，花冤枉钱。
不过，也正是因为员工对那个系统越来越失望，让他们更快地接受系统更换、全面数码升级的必要性。这对夫妇档也不断鼓励员工尝试新科技，再加上顺利选择到更合适系统，并具有更好的系统售后服务，例如提供全面的现场培训和提供WhatsApp群聊，以便及时解决操作问题，过渡期也就顺利无阻。
展望未来，他们认为数码化是必然的大趋势，AI已成为新术语。任何企业有意扩展甚至是生存，都必须搭上数码化转型的列车。萧丽玉认为，不妨抱着开放的态度，向业界伙伴、机构或在线资源求援。
让更有效的零售业解决方案助你走出困境
由资媒局推出的首席科技官服务，旨在协助本地中小企业便捷地开展数码化转型。服务包括提供经批准的零售业数码解决方案，补贴高达50%。不知从何开始？就尽早报名获取免费的数码专家咨询服务，助你开启数码化之旅，告别营运上的烦恼。
及早数码化：年轻创业者赞很快见回报
不仅是牺牲家庭时间，Cheeselads的联合创始人刘玮良回忆道：“最初的一年半，我们就像埋头苦干的苦力，除了农历新年以外，几乎没有休息或旅行时间。”
他与好友夫妇档陈俊澔和李芷玮，这三个未满30岁的年轻人在疫情期间创办了在线乳酪精品店Cheeselads。
创业初期尽管无比辛劳，但他们庆幸公司不需经历业务扩大后的系统转型和变更管理上的“阵痛”。数码解决方案的采纳几乎与聘请全职员工同步，员工一任职就接受新数码解决方案的培训，因此避免了大家对系统改革的抗拒心理。
刘玮良以过来人的经验说：“数码化是企业唯一生存法，也是员工必须接受的必经之路。不要犹豫，越早启动数码化越好！”
交了“学费”认清是时候改变
陈俊澔也分享道：“我们不懂自己不知道些什么，只好把罚款当‘学费’，让我们学会了不少......”
他说，创业之初，没有外聘全职员工，简单的小店线上营业，在线订单、出货、送货、存货、薪酬等是Excel这个基本工具能解决的。
在2022年，他们在惹兰勿沙开设实体店，业务增加后，库存单位从双位数激增至近400种。用Excel处理的工作占据越来越多的时间，三人几乎天天工作，尽管如此，刘玮良还发现道：“人工盘点问题多，货品不是丢失，就是没有开单记录。”
更糟的是，因聘请了全职员工，薪酬和报税等细节都是未曾想过或处理过的。结果，因为少报一些公司税务而被罚款。负责公司财务的陈俊澔说：“那时才知道原来须要做这些事，如今新系统会自动提醒。”
靠数码化解决运作痛点
不懂自己不知道些什么，是初创企业一般面临的考验。他们曾考虑过外包记账工作，但费用不菲，就宁可自己摸索处理。经过上网搜索查询，他们最终采用新的零售点系统、人力资源系统以及自动化会计及销售管理系统。商家可采用这些由资媒局预先批准的解决方案，并获得补贴。
原本需两三天才能完成的人力资源相关行政工作，陈俊澔指出现在仅需几分钟，让他最满意的是系统会自动提醒他及时报税等细节。有了新的零售点系统，点餐、进单备菜、库存更新、销量预期等都在一指键盘间。刘玮良说：“我们以克重来售卖乳酪，称重机现在连接到系统，盘点库存时的误差率不到5%，采购频率和数量更准确了。”
此外，过去有发票遗失的情况，因此必须复查计算，每个月也需花一周的时间整理记录不详尽的交易。现在会计工作轻松多了，零售点系统自动把销售数据同步到会计软件里。
李芷玮强调，许多小企业担心数码系统的初始成本，也担心后续申请政府补贴太麻烦，需要花费很多时间。但她鼓励小企业主放胆尝试：“不要害怕犹豫；这些数码系统用了我们20%的资本，但我们很快在两个月内看到回报。”
陈俊澔也赞同道：“首先要克服对变革的抗拒。政府提供了各种补助，你无须担心，只要申请，有补贴就要敢敢拿！”
数码化的诸多优点促使他们考虑采用更多适用于零售业的智能系统，并尝试向专家寻求建议，打破“不了解自己所不知的”循环，持续优化零售业务流程。
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【本文由资讯通信媒体发展局呈献】
