冠病疫情暴发后，混合工作模式成为全球办公的新常态。随着全球化和数码化的潮流，跨国合作越来越普遍，混合会议的次数也变得更多。但根据调查，本地将近一半员工在公司线上会议中不专心，企业应如何让员工积极参与会议呢？
冠病疫情暴发后，混合工作模式成为全球办公的新常态。瑞士科技企业罗技（Logitech）针对混合办公模式访问了1000多名新加坡白领员工，并最近公布调查报告。根据调查，只有9%的受访者倾向于完全回到办公室上班，63%希望能够混合式或完全远程办公。
有趣的是，本地将近一半员工在公司线上会议中不专心——68%在会议中回复电邮；51%会使用社交媒体；46%会浏览网站。值得一提的是，有22%受访者承认在床上开会，10%的人甚至会假装遇到技术问题，借故早点下线离开会议。
让员工对会议有参与感
林宛嬑是罗技产业和B2B营销主管（亚洲、中东、非洲）。她对调查结果不感意外，“俗话说‘眼不见，心不念’。如果在外办公的员工对线上会议有脱离感，他们就不会专心，而会同时做其他的事。有趣的是，我们的调查也发现年轻员工在线上会议中更有可能这样做。”调查指出，有38%员工觉得他们的会议参与感比实体参与者低；39%的员工认为如果他们实体参与会议，意见会更受重视。
林宛嬑解释，如果员工在会议中有参与感就比较容易专心，可以跟其他人交流。“能在会议清楚观察到参与者的社交提示和肢体语言非常重要，不过一些混合会议却无法这么做。有些会议可能没有视讯，或者视讯素质非常糟糕。”
提升视讯会议设备
调查报告指出，混合会议的技术问题是导致远程办公员工无法全心投入的主要原因。不少受访者认为会议连接问题（56%）、音质差（53%）及视讯素质差（34%）等是参与线上会议的主要挑战。这些技术挑战可能跟员工使用的电脑设备有关——大约八成的员工使用的是电脑的内置镜头，只有9%的人使用企业级视讯相机。
林宛嬑说：“企业必须为员工提供有效的会议通讯工具。企业级的视讯会议设备能解决影响生产力的各种技术问题。有大约六成的受访者就认为，使用高素质的视讯会议设备会提升他们的线上会议参与感。这不难理解——如果你能清楚看到及听到其他与会者，自然就能更好地建立关系，也更专心投入。”林宛嬑说现在的视讯会议设备都搭载AI技术，可加强通讯的清晰度。这些设备的镜头也可自动拉近并聚焦谈话的人，让远程与会者享有更自然和投入的会议体验。
混合办公模式还在初期阶段，许多企业正在探索如何有效地推出。此外不少企业领导也对视讯会议设备存在一些误解，认为这些设备很难使用或不容易安装。
林宛嬑说实际情况其实并不如此，“市场上的很多视讯会议设备都是即插即用的，很容易设置，也达到微软Teams、Zoom、谷歌Meet等国际视讯平台的要求。这些设备具有先进技术，让视讯会议更容易操作，例如能轻易分享内容，镜头可自动取景，自动调节画面亮度等。这些设备也能搭载管理软件，帮助企业的IT部门远程解决技术问题，定时提供更新等。随着全球迈向混合工作模式，我相信越来越多企业会发现这些视讯会议设备是必要的。”
会议前准备，会议中提问
罗技因此建议企业在办公室提供企业级的视讯会议器材，例如在会议室安装几个摄像机，让远程会议参与者可以清楚地从不同角度看到会议室的每个人，有助于提升他们的参与感。此外，企业也得向员工发放高素质的摄像头和耳机，优化他们线上会议的体验。林宛嬑提醒：“这些设备和技术必须容易上手，员工一个按钮就能随时随地参加线上会议。这样能减少阻碍，提供更好的会议体验。”
除了提供高素质的视讯设备以外，林宛嬑也建议企业领导在会议中确保线上员工有机会参与讨论。“领导要确保大家有公平的发言机会，谈话内容也不会离题。实体会议参与者最好不要在一旁自己讨论，要努力让线上员工参与。领导在会议前也要向所有人指派讨论内容，让他们可以预先准备。领导也可在会议中向个别员工提问，要求反馈。”
林宛嬑最后说，混合工作模式将成为主流，“随着全球化和数码化的潮流，跨国合作越来越普遍，混合会议的次数也会变得更多。企业必须努力为所有参与会议的人，无论是线上还是线下，营造良好的会议体验。”
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