【灵活工作安排】如何成功建立一支混合办公模式的团队

后冠病时代兴起混合办公模式。(图/Getty Images)
后冠病时代兴起混合办公模式。(图/Getty Images)

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冠病疫情让居家办公成为了一个新常态,也促使企业重新思考办公模式。雇主从冠病疫情中吸取经验,变得更灵活和拥有更强的适应能力。雇主也从中学会如何应对人手短缺的问题和多变的安全管理措施, 多多少少意识到实行混合办公模式的益处。


问&答

1. 什么是混合办公模式?

混合办公模式可采取多种不同的形式和组合,取决于不同行业、工作性质以及机构的规模。有些企业有固定返回公司的上班日,方便雇员进行面对面会议或执行入职流程。有些企业则安排分组上班或错开时间工作制度,有的甚至让雇员灵活选择办公地点。


2. 有哪些例子?

一些例子包括:

  1. 实行灵活时间安排,雇员可以选择开始办公的时间和午餐时间。
  2. 提供每周三天或以上远程办公的选项。
  3. 为长期必须返回办公室的雇员实行错开工作时间制度。

相信每位雇主都希望从实行混合办公模式中受益,例如加速制定决策、提高生产力,以及提高雇员士气。但是,雇主该如何着手,并确保混合办公模式的可持续性呢?


3. 建立一支成功混合办公模式的团队有哪些要素?

(一)重新设计工作流程和基础设施

雇主若投资在科技上(如设立云端储存和数据保安),这将有利于推动远程办公。其次,这让雇员无需返回办公室,仍能够获取重要的文件和分享信息。雇主也应该为雇员提供相关的培训,以促进他们掌握新系统和新程式的能力。因此,科技和数码技术提升必须齐头并进。

除了投资在资讯科技设施方面,雇主也可以重新设计办公室以配合混合办公模式的工作形态。如根据使用率而缩小办公处面积、把办公室转换为开放式概念以便实行办公桌轮用制,和增设更多的“聚点”,鼓励雇员在回办公室时,促进讨论或彼此交流。

(二)在工作上建立互信

除了调整流程和基础设施等“硬件要素”外,软件方面如办公室文化和工作态度也需要不断地演化,才能建立一支持续成功的混合办公模式团队。一个例子就是修改“出勤主义”文化,转为更加注重成果的评估制度,与其分分秒秒监视雇员线上活动和工作时长,不如关注他们交付的工作量和实际成绩。

确立雇员定期互动和及时更新工作进展的条规,能让雇主与雇员建立开放的沟通管道和建立互信。例如其中一项管理贴士就是安排定期进行一对一或小组讨论,以了解雇员的工作情况,或者跟进分派的工作和项目的最新进展,并询问是否需要进一步的指导或援助。另一种方法是设立清晰的条例,如设定雇员在家办公的日子,并提醒雇员若长时间无法联系或不在办公桌则须预先通知。

(三)维持工作士气

建立混合办公模式团队的另一项无形挑战是培养团队精神,使得分散和远程办公的雇员,能够锻造出团队之间健康与互相包容的工作动态。一些有创意的点子包括发布跨组项目,组织更多例常团队凝聚活动。

雇主必须意识到每个机构有不一样的需求,所以必须制定一项适合雇主和雇员的混合办公模式。首先,雇主应该竭尽所能,无论是通过正式或非正式的途径,去了解雇员的需求。值得尝试的做法是先从小部分的雇员试点进行,开放反馈的渠道,以小组讨论的方式和雇员交流,并在有必要时做出适当的调整。


要获得更多有关远程办公的贴士,可参考劳资政公平与良好雇佣联盟(TAFEP)资源网

劳资政灵活工作安排标准指导

鼓励雇主即日采纳劳资政灵活工作安排标准。(图/Getty Images)

雇主可以采纳劳资政灵活工作安排标准(Tripartite Standard on Flexible Work Arrangements),以最佳方式提供灵活工作安排,也顾及雇员对灵活工作模式的需求。采纳这工作标准的雇主将被公认为良好的首选雇主。

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【本文由劳资政公平与良好雇佣联盟(TAFEP)呈献】

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