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灵活安排工作 吸引留住人才

曾为了兼顾家庭需辗转于不同公司的兼职工作,傅秀美在星巴克寻获工时上的灵活性,能有更多时间陪伴家人,同时也在那里找到了归属感。(图/新报业媒体)
曾为了兼顾家庭需辗转于不同公司的兼职工作,傅秀美在星巴克寻获工时上的灵活性,能有更多时间陪伴家人,同时也在那里找到了归属感。(图/新报业媒体)

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每天工作时数缩短,并具灵活的上下班时间——你想从事这样的工作吗?

企业顺应职场发展趋势

不同世代拥有不同的工作价值观,对待工作的态度和要求也有所差异。新一代员工如千禧世代和Z世代更注重工作与生活的平衡,以及满足个人需求。

根据2022年10月,人力资源公司任仕达(Randstad)在全球34个市场展开大规模工作趋势观察(Workmonitor 2023)中,本地受访调查的1000名18岁至67岁之间的员工当中,80%认为拥有灵活的工作时间十分重要;超过四成的受访者表示,如果不能在他们想要的时间上班,他们将不会接受那份工作。

面对新的职场发展趋势,企业运营方式也顺应做出调整,提供灵活的工作安排以吸引并留住人才。

新加坡星巴克(Starbucks)对灵活工作安排并不陌生。自开设新加坡第一家店面开始,它就允许门店员工根据自身需要,选择上班次数、时段(早班或晚班)和地点。

新加坡星巴克人事部总裁李莉清表示,员工在不同的人生阶段有不同的需求,比如入伍服兵役、生了宝宝、退休或需拿假进修等,灵活工作安排制既能够满足员工的需要,也不会影响营运效率。

“公司鼓励真诚坦率的沟通。通过与伙伴们的持续交流,门店经理能够深入了解他们在个人需求方面的改变,从而采取积极的措施更好地支持他们。”

无须辗转不同公司 留守岗位不言退

从2015年开始在星巴克当全职咖啡师的傅秀美(62岁)就是其中一名受益于灵活工作安排的员工。2022年10月,傅秀美因为需要帮忙照顾孙女,向公司要求固定上早班,工作时间也稍微缩短。

“公司的灵活工作安排是让我留在星巴克的主要原因。”这也是傅秀美决定即使之后到了退休年龄,仍想继续在星巴克工作的原因。她表示不想同年轻时如此拼搏,却也不愿与社会脱节,想继续劳动保持活力。

在星巴克工作之前,傅秀美从事零售行业约20年,每天的工作时间很长,有时可达16个小时,这导致她无法兼顾工作与家庭。“因为得照顾孩子,所以我一直在寻找允许灵活工作安排的公司。”傅秀美后来在不同公司兼职了几年,但工作时间都无法如她所愿,直到她加入星巴克。

傅秀美(面对镜头者)开工前最爱准备四剂意式浓缩咖啡为自己开启振奋的一天,她也铭记于心晨间熟客最爱的饮品,让他们享受宾至如归的体验。(图/新报业媒体)

快乐具感染力 劳资双赢顾客皆欢喜

如今家住碧山的傅秀美也选择在碧山民众俱乐部的门店上班,下班后就可步行回家。上下班无需舟车劳顿,她因此有更多时间和家人朋友共处,“我现在比较有时间为家人烹煮晚餐;偶尔和朋友出外聚会,一起看场电影或喝喝下午茶。”

固定上早班,也让傅秀美与熟客培养出默契,晨间常有不少熟客上门,她表示其中半数每次点餐都是买相同的饮品,“我都会记得顾客的姓名,打了招呼后就会确认点餐问道说:‘照旧?’他们都很开心我记得住。”

傅秀美还笑言,就在受访前一日她背对柜台在忙着时,有同事拍拍她的肩说有顾客找她,一回头就听到一名熟客说:“她知道我要什么。”她表示,若她休假出国玩,顾客也会注意到,等她回来就会嘘寒问暖聊起来。

她具有感染力的笑容和亲切的服务,让不少人成了老顾客,早晨都来光顾,这或许是该门店早班时段时常座无虚席的原因之一。

灵活制不影响员工表现 兼职也有晋升机会

傅秀美感恩公司给予灵活性的安排,让她能兼顾工作与生活。她也用热忱与实行行动回报公司,例如之前曾有晚班同事在收拾关店前发现水管堵塞,选择就近搬救兵,拨电给她求救。傅秀美二话不说就返回咖啡馆解决问题。她笑说,这种事年轻人少遇到,却难不倒资深主妇。

年纪的优劣势在傅秀美当初面试时,曾是她的顾虑,担心自己会因为年龄太大,不符合星巴克的年轻形象而被拒绝,但后来却发现公司对年轻或年长员工都一视同仁。

如今,傅秀美更有此感:“去年我要求固定上早班,公司仍然认同我的表现,调高了我的薪水,我的年假也增加了!”

目前就读新加坡国立大学的柯翰荣(23岁)对于公司的一视同仁也感同身受。

他从中学毕业后就在星巴克兼职,一般在周末工作两天,碰上学校假期,就会增加上班次数。在2020年因得入伍,柯翰荣辞去兼职咖啡师的工作,之后考上大学就在前年底重投星巴克怀抱,公司擢升他成为分店主管,协助分店经理管理店里运营和人手分配。

柯翰荣对此感到十分惊讶,他没想到兼职员工也会有晋升的机会。“门店主管责任不小,我很珍惜这个机会,并希望从中学到领导技巧以及其他的软技能。”

当初因哥哥在星巴克良好的打工体验,经常和柯翰荣分享工作上的趣事,他才决定也做兼职赚点零用钱,却没想到这份工作让他对咖啡产生了浓厚的兴趣,希望大学毕业后也以自己的专业转战幕后继续为星巴克工作。(图/新报业媒体)

灵活排班解决人手问题

傅秀美透露,门店每周安排值班表,如果员工有需要,可以提前向经理要求调整排班。她认为这种灵活的工作安排,不但能满足员工的需求,也能解决人手短缺的问题。她说:“星巴克的门店员工不乏兼职的学生或年轻人,但是当早上他们上课无法打工,像我这样的退休人士就可值班。”

作为门店主管调动人手也是门学问,柯翰荣也觉得兼职员工可以很好地与全职员工的工作时间互补,“比如碰上公共假日或学校假期,全职伙伴(星巴克员工之间以‘伙伴’互称)想请假,兼职伙伴就可以顶替空缺。碰到繁忙时段,也可请兼职伙伴来帮忙。”

柯翰荣表示,他大多数正在上学的朋友都辞掉了兼职工作,因为他们无法在雇主安排的时间段上班。但因为星巴克允许员工根据需求,灵活安排工作时间,他因此能够在学习之余,追求自己的咖啡梦想。

见微知著 公司灵活性吸引住人才

“当咖啡师让我有机会调配和品尝不同口味的咖啡,也让我渐渐地爱上了咖啡。”

与此同时,柯翰荣持续精进自己的调配咖啡技艺。除了考取咖啡师证书,他也于去年初参加新加坡星巴克咖啡师大赛,并获得殿军。

正在就读资讯科技专业的他,也希望运用自己的科技知识改善星巴克的门店运营。去年中,他参加了编程马拉松。根据星巴克的工作需求,和友人设计出一款手机应用原型。该应用可让员工打卡上下班、查看班次空缺、获得奖励等。新加坡星巴克之后还特地邀请他到公司给高层讲解。

柯翰荣笑言,他毕业之后第一志愿就是继续报效星巴克,或许能转到幕后从事他大学专业的工作或与培训相关。

在星巴克是兼职门店主管,到了学校,柯翰荣(右二)是一名资讯科技专业大二生,他还学以致用,与同学一起研发设计与自己工作相关的应用。(图/柯翰荣提供)

雇主员工需互信互重相互体谅

要同时兼顾学业、兴趣和工作并不容易,但对柯翰荣来说,星巴克灵活的上班时间能让他更好地规划自己的生活,并完成目标。他认为当员工的需求获得满足,工作态度就会更积极,有助营造互相信任和尊重的工作氛围。“若我在工作当天突然有事或生病,我会自行找人代班,避免给门店经理带来麻烦。这是基本的尊重。”

傅秀美也认为雇主和员工之间需要互相信任和体谅。“偶尔门店临时需要人代班或出现突发状况,我也不介意回店帮忙。”她表示,若企业了解并体谅员工的需求,有助提高员工的忠诚度,他们也更愿意回报公司。

从门店到总部皆可灵活

“为了让员工更灵活地支援门店运作,公司推出了网络应用‘Find-a-shift’(找班次)。”

李莉清受访时表示,门店经理可列出当天以及接下来三天的班次空缺,员工登录查看并决定是否可以帮忙填补空缺。“我们也通过雇佣和培训兼职员工来保持人手的灵活性、确保我们的伙伴们能休假或是紧急更改轮班,让每个门店运作不受影响。”

该公司也为前线员工提供五天的工作周,并会确保员工不会超时工作,若店长加班,也会补偿休假日以确保他们得到充分的休息。

除了门店上班地点的选择,员工也还有轮班的选择和工时的灵活性,并能依他们不同生活阶段的需求作调整,公司也提供慷慨的休假天数和各种休假类型,例如考试假等以满足员工的需求。

此外,李莉清表示,每服务10年的伙伴也可选择是否要拿“咖啡休假”(coffee breaks),也就是可长达六个月至一年的长休假(sabbatical breaks)。

李莉清透露,目前新加坡总部员工也享有灵活工作安排,比如每周远程工作一次。

还有,公司员工可选择较早或较晚上下班,例如不少同事选择提前一小时上班,下班时间也相对的从傍晚6时提前至5时,让他们有更充裕的时间接送孩子,这一举措受到员工们的欢迎。

李莉清指出,无论是在疫情前或疫情后,星巴克都有不同的灵活工作制度,而员工保留率都高于行业平均水平,其员工平均离职率去年为1.9,比行业平均3.1的离职率来得低。

“我们经常与不同层级的伙伴进行公开讨论和调查。每年,管理团队也会重新检讨并改善公司福利以及灵活工作安排制度,确保它们符合伙伴们的需求。”

如何有效推行灵活工作安排?

人力资源专才学会人力资源部门主管李凤玲认为:“通过提供灵活工作安排,公司展示了他们对员工福利、工作与生活的平衡以及包容性的重视,这将使员工对工作更加投入,还能让招聘打破地理限制,吸引更多世界各地的专才并留住人才。”

虽然灵活工作安排能为雇佣双方带来好处,但不少企业却因缺乏完善的管理框架而迟迟不愿推行。大多数领导层担心灵活工作安排将影响员工的工作表现,但李凤玲认为,只要企业愿意花时间制定明确的灵活工作安排政策和方针,并与员工沟通清楚,就能让大家目标一致。

她建议采取以下步骤推行灵活工作安排:

  • 列出可行的灵活工作安排选项;
  • 制定灵活工作安排的框架和方针;
  • 向管理团队说明灵活工作安排政策和程序。随后,为所有员工举行沟通会议,解释如何负责任地使用灵活工作安排,工作表现如何衡量;
  • 获取反馈并检讨如何进一步改进灵活工作安排。

对于选择灵活工作安排的员工,李凤玲则建议他们主动沟通以赢得主管的信任,比如与主管讨论并设定明确的工作目标和完成期限,定期向主管报告工作进展,根据主管反馈改进工作,且必须准时完成任务。

点击这里查看适合你的公司和员工的灵活工作安排。

【本文由人力部呈献】

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