人力资源部门向来被视为一家企业的行政部门，但随着科技变革，这个部门的职责已有改变。有企业开始采纳人力资源专才学会手册或委任外部顾问，着手重新设计人事部门的工作流程和职责，包括借助科技减轻日常工作负担，让人员可更专注于附加价值更高的任务。
重新设计工作指的是重组工作任务和职责、优化流程劳动力分配，以提高生产力。它旨在创造更高价值的就业机会，有效促进企业的业务目标，让员工更有成就感。
1990年创立的启东电缆（Keystone Cable）的核心业务是为基础设施、工业、可持续能源领域供应电缆。这家中小企业共有150人，人事部门仅三人，除了要处理一般的招聘、新员工报到、员工个人表现评估，也要负责为外籍员工申请工作证件等，职务庞杂繁琐，且重复性工作占了上班时间的三成。
负责人事事务的启东电缆总监于念华星期五（12月27日）接受《联合早报》访问时说，今年8月，公司引用人力资源专才学会推出的重新设计工作手册中的REVAMP六步骤，一步步检视流程，然后拟出行动计划和短长期策略。公司的最终目标是减少重复性工作，让人事部执行员腾出时间参与更多策略与规划的任务。
于念华说，这份手册内容丰富全面，为公司提供了宝贵的指引，但重新设计工作的过程比预期的耗时。“重新设计工作成功的关键，首先是公司要有意愿做出改变，其次是员工本身愿意把问题说出来。大家必须理解，即使是引进科技，也不会一朝一夕就能改变，而是要有人去逐步落实。”
她和人事部执行员刘怡静（22岁）商讨后，将员工手册放上内部平台方便大家自行查看，节省部分处理员工咨询的时间。公司有意在明年首季引进新的人力资源管理系统，进一步自动化一些目前仍由人工处理的工作。
减少重复性工作后，刘怡静未来可参与规划员工培训的策略，并朝人事组长职务迈进。“我的目标是成为获认证的人力资源专才，目前也在修读人力资源管理学位课程。”
近500家企业善用重新设计工作津贴
除了给跨行业的人力资源从业员重新设计工作，人力资源专才学会近期推出面向零售业和建筑业的重新设计工作手册。
人力资源专才学会总裁沙达亚士南（Aslam Sardar）说，企业可以借助重新设计工作卓越中心推出的工作坊，以及劳动力发展局的生产力提升计划—重新设计工作津贴（简称PSG-JR），踏上转型之路。
劳发局数据显示，迄今有近500家企业获重新设计工作津贴，用以聘请获批准的咨询顾问协助重新设计工作。
根据有关计划，寻求咨询服务的中小企业可获最高50％的津贴，非中小企业最高30％，都以3万元为顶限。
工业气体供应商日本酸素控股集团（Nippon Sanso）业务遍布超过30个国家，在本地雇用多过500名员工。公司在今年7月善用这项津贴聘请咨询顾问AON，为三名人事经理重新设计工作，顺利将他们的职责转变成负责长期人事规划和管理人力资源管理系统，也为公司数码转型计划做出贡献。
新加坡全国雇主联合会指定了12个重新设计工作顾问，凯登人力资源咨询公司是其中之一。公司创办人赵莉提醒，企业在转型过程中会面对各种挑战，其中最常见的问题之一是与受影响的员工沟通不足，而协助员工为转型做具体准备是非常重要的一环。
赵莉经手的案例所涉及领域包括餐饮、零售、贸易，制造、科技，教育培训等。她认为，通过重新设计工作并制定职业规划路线，可使工作变得更有吸引力，对于招人和留人都有帮助。
“我们也曾遇到企业因为无法真正确定未来方向，或总是被不重要的事情占据时间，导致转型和重新设计工作一拖再拖，对外无法及时应对市场改变，对内则员工士气受到重挫。”
